Optimiere keinen Schritt, den du entfernen kannst

Prozesse · Organisation · Customer Journey · Lesezeit: 3 Minuten

Die Minus-eins-Regel für bessere und schnellere Prozesse

79 Prozent der Unternehmen überspringen beim Einsatz von KI einen entscheidenden Schritt: Sie gestalten ihre bestehenden Workflows nicht neu.

Dabei ist laut McKinsey gerade das Redesign von Arbeitsabläufen der Faktor, der am stärksten damit zusammenhängt, ob KI einen messbaren Beitrag zum EBIT leistet.

Das ist für mich die eigentlich relevante Zahl.

Denn sie zeigt: Viele Unternehmen investieren in neue Technologie, ohne vorher grundlegend zu prüfen, wie die Arbeit in ihrer Organisation heute tatsächlich erledigt wird.

Neue Tools treffen auf alte Abläufe. Bestehende Freigaben, Systemwechsel und Übergaben bleiben erhalten. Sie werden lediglich digitalisiert oder automatisiert.

Das Ergebnis ist nicht zwingend ein besserer Prozess.

Manchmal wird nur die bestehende Komplexität schneller ausgeführt.

Die Minus-eins-Regel

Bevor du fragst, wie ein Prozess automatisiert, digitalisiert oder durch KI unterstützt werden kann, stelle eine andere Frage:

Welcher Schritt kann weg?

Ein relevanter Prozess besteht aus 13 Schritten?

Dann prüfe, ob zwölf ausreichen.

Das ist die Minus-eins-Regel.

Es geht nicht darum, wahllos Arbeitsschritte zu streichen. Qualitätskontrollen, rechtliche Anforderungen und echte Risikoprüfungen haben einen klaren Zweck.

Aber jeder einzelne Schritt sollte einen messbaren Beitrag leisten:

• Er verbessert das Ergebnis.
• Er schützt vor einem relevanten Risiko.
• Er ermöglicht eine notwendige Entscheidung.
• Oder er schafft einen erkennbaren Nutzen für den Kunden.

Tut er nichts davon, sollte er nicht optimiert werden.

Dann sollte er ersatzlos gestrichen werden.

Unternehmen haben selten zu wenig Technologie

Laut dem MuleSoft Connectivity Benchmark Report 2026 nutzt ein durchschnittliches Unternehmen inzwischen 957 verschiedene Anwendungen. Nur 27 Prozent davon sind miteinander integriert.

Das Problem vieler Organisationen ist damit nicht, dass ihnen ein weiteres Tool fehlt.

Das Problem ist, dass Prozesse über zahlreiche Systeme, Bereiche und Zuständigkeiten verteilt sind, die nicht sauber ineinandergreifen.

Ein typischer Ablauf sieht dann so aus:

Formular → E-Mail → Excel → CRM

Der Kunde gibt seine Daten in ein digitales Formular ein. Die Informationen werden per E-Mail weitergeleitet, in eine Tabelle übertragen und später erneut in ein anderes System eingegeben.

Der Prozess beginnt digital.

Durchgängig ist er deshalb noch lange nicht.

An jedem Medienbruch entstehen zusätzliche Arbeit, mögliche Fehler und neue Wartezeiten. Oft folgen weitere Kontrollen, weil den übertragenen Daten nicht vollständig vertraut wird.

Aus einem Medienbruch entstehen so mehrere zusätzliche Prozessschritte.

Minus eins kann deshalb auch Minus drei bedeuten.

Dein Kunde erlebt deine Organisation

Kunden unterscheiden nicht zwischen Vertrieb, Kundenservice, Buchhaltung und Logistik.

Sie erleben einen Prozess.

Sie merken, wenn sie Informationen mehrfach angeben müssen. Wenn niemand eindeutig verantwortlich ist. Wenn ihre Anfrage weitergeleitet wird. Oder wenn ein einfacher Vorgang an internen Freigaben hängen bleibt.

Was intern als kleine operative Unstimmigkeit erscheint, beeinflusst damit unmittelbar die Customer Journey.

Und irgendwann auch Umsatz, Marge und Kundenbindung.

Zwei Drittel der von McKinsey befragten Führungskräfte beschreiben ihre eigene Organisation als zu komplex und ineffizient. Häufig liegen die Ursachen nicht in mangelnder Leistung, sondern in funktionsorientierten Strukturen, Datensilos und Prozessen, die nicht konsequent vom gewünschten Ergebnis her entwickelt wurden.

Geschwindigkeit ist deshalb keine Frage höherer Taktung.

Sie ist eine Frage des Operating Models.

Wo Minus eins möglich wird

Betrachte einen Prozess nicht nur so, wie er dokumentiert wurde, sondern so, wie er tatsächlich durch die Organisation läuft.

Wo werden Informationen mehrfach erfasst?

Wo wechseln sie unnötig zwischen Systemen?

Wo wird ein Vorgang übergeben, ohne dass zusätzlicher Wert entsteht?

Wo gibt es eine Freigabe, obwohl keine echte Entscheidung getroffen wird?

Und wo wartet der Prozess, weil Verantwortung oder Entscheidungsrechte nicht eindeutig geklärt sind?

Die entscheidende Prüfung lautet:

Was würde passieren, wenn dieser Schritt ab morgen nicht mehr existiert?

Verschlechtert sich das Ergebnis? Entsteht ein relevantes Risiko? Fehlt eine notwendige Kontrolle?

Dann bleibt der Schritt.

Bleiben Qualität, Sicherheit und Ergebnis erhalten?

Dann kann er wahrscheinlich weg.

Erst reduzieren. Dann automatisieren.

Technologie kann einen guten Prozess skalieren.

Sie kann einen schlechten Prozess aber auch zementieren.

Deshalb ist die Reihenfolge entscheidend:

Ergebnis definieren. Prozess sichtbar machen. Schritte hinterfragen. Reibung entfernen. Erst dann automatisieren.

Sonst investieren Unternehmen in die effizientere Organisation eines Umwegs.

Die Minus-eins-Regel ist keine vollständige Transformationsmethode.

Aber sie ist eine klare Managementregel:

Optimiere keinen Schritt, den du entfernen kannst.

Wie gut arbeitet deine Organisation wirklich?

Prozesse lassen sich nicht allein aus Organigrammen, Präsentationen oder Managementgesprächen beurteilen.

Man muss in die Organisation gehen.

Genau dort setze ich an.

Ich gehe mit Unternehmen in ihre tatsächlichen Abläufe, spreche mit der Geschäftsführung und den relevanten Bereichen und analysiere, wie Prozesse heute wirklich funktionieren: über welche Systeme, Schnittstellen, Übergaben und Entscheidungswege.

Gemeinsam machen wir sichtbar, wo unnötige Komplexität entsteht, Ressourcen gebunden werden und Kunden im Prozess verloren gehen. Daraus entwickeln wir einen klareren Zielprozess und konkrete Prioritäten für die Umsetzung.

Wenn deine Organisation schneller entscheiden, klarer umsetzen und einfacher für ihre Kunden werden soll, lass uns sprechen.